Welche Pflichten hat der Empfänger einer elektronischen Rechnung?

Empfänger muss elektronische Signatur prüfen

Will der Empfänger einer elektronischen Rechnung den Vorsteuerabzug nutzen und hat er sich für die elektronische Prüfung entschieden, dann muss er sich vergewissern, dass die elektronische Rechnung mit einer fortgeschrittenen digitalen Signatur versehen ist und dass der Rechnungsinhalt unversehrt, also unverändert ist.

Ob eine fortgeschrittene digitale Signatur vorliegt, erkennt der Empfänger am leichtesten daran, dass das Zertifikat zur Signatur von GLOBALTRUST/A-CERT ADVANCED ausgestellt ist und nicht bloß für Testzwecke vorgesehen ist.

Hat der Empfänger Zweifel daran, dass eine geeignete Signatur vorliegt, kann er auf der RTR-Seite https://www.signaturpruefung.gv.at/ das Dokument direkt prüfen. Gemäß BMF (https://www.bmf.gv.at/Steuern/Fachinformation/Umsatzsteuer/Informationen/Elektron... oder http://ftp.freenet.at/ber/bmf-info-ebilling.pdf) sind alle Signaturen, bei denen ein positives Prüfergebnis angezeigt wird, zur elektronischen Rechnungslegung geeignet.

Zitat aus der Website des BMF:  "Auch eine fortgeschrittene elektronische Signatur iSd Signaturgesetzes genügt, wenn sie auf einem vom Signaturprüfdienst der RTR oder einer vergleichbaren ausländischen Stelle prüfbaren Zertifikat beruht, unabhängig davon, bei welcher Stelle die tatsächliche Signaturprüfung erfolgt."

Weiters kann er bei GLOBALTRUST/A-CERT nachfragen, ob der Signator der Rechnung (in der Regel der Rechnungsaussteller) tatsächlich berechtigt ist, fortgeschrittene Signaturen auszustellen oder ob sein Zertifikat schon widerrufen wurde. Dazu genügt die Angabe der Seriennummer des GLOBALTRUST/A-CERT ADVANCED Zertifikats.

Die meisten Programme zur Anzeige der Signatur können die Liste der widerrufenen Zertifikate automatisch abrufen. Diese Liste ist unter https://www.globaltrust.eu/static/advanced-3.crl verfügbar.


Empfänger muss elektronische Rechnung elektronisch aufbewahren

Elektronische Rechnungen müssen für die Dauer eines möglichen Betriebsprüfungszeitraums (derzeit 7 Jahre nach Abschluss eines Betriebsjahres) elektronisch aufbewahrt werden. Der Ausdruck einer Kopie ist zulässig, doch gilt diese Kopie nicht als vollwertige Rechnung und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.

Die Finanzprüfung muss durch die elektronische Aufbewahrung auch die Möglichkeit der Prüfung der Signatur gegeben werden.