Welchen Vorteil hat eine digitale Signatur?

Der Einsatz der digitalen Signatur ist dort von Vorteil, wo die Transportkosten von unterschriebenen Dokumenten reduziert werden sollen bzw. wo unterschriebene Dokumente langfristig archiviert werden sollen.

Bei einem unterschriebenen Papierdokument müssen für langfristige Archivierung besondere Lager geschaffen werden bzw. wenn eine elektronische Archivierung geplant ist, müssen besondere Sicherheitsmaßnahmen gegen Änderung und Austausch der Dokumente oder von Dokumententeilen ergriffen werden.

Dies fällt bei digital signierten Dokumenten weg. Hier ist der Schutz gegen Veränderung/Austausch des Dokuments im Dokument integriert bzw. Änderungen sind sofort erkennbar. Darüber hinaus enthält das Dokument auch ein exaktes Datum, wann es tatsächlich unterschrieben wurde.

Weiters erleichtert ein elektronisch übermitteltes Dokument die Weiterverarbeitung, z.B. die Übernahme von Rechnungslegungsdaten in die eigene Buchhaltung.